Tratamento de dados pessoais

Versão 1.0 · em vigor desde DATA DE PUBLICAÇÃO

Antes de publicar: este texto é uma minuta técnica, escrita a partir do funcionamento real do sistema. Ele descreve com precisão o que o software faz, quais dados trata e com quem compartilha, mas precisa de revisão de advogado antes de valer como instrumento contratual. Tudo que está marcado em amarelo depende de decisão sua.

Em uma frase: os dados dos clientes do seu escritório continuam sendo seus. Nós apenas os processamos para fazer o sistema funcionar, seguindo as suas instruções, e devolvemos ou apagamos quando você mandar.

1. Quem é quem

A LGPD (Lei 13.709/2018) separa dois papéis, e a separação define tudo o que vem depois.

Papel	Quem é	O que decide
Controlador	O seu escritório contábil	Quais empresas entram no sistema, quais documentos sobem, por quanto tempo ficam e para que servem. A relação com o titular dos dados é sua.
Operador	HAWK TECH SOLUÇÕES EM TECNOLOGIA LTDA	Trata os dados em nome do controlador, apenas para operar o Simulador Reforma, e nos limites destas cláusulas.

Não usamos os dados do seu escritório para finalidade própria. Não vendemos, não cedemos e não os usamos para treinar modelos de inteligência artificial.

2. O que o sistema trata

O Simulador Reforma foi desenhado para tratar o mínimo necessário à simulação. O que ele guarda:

Dados das empresas simuladas

CNPJ, razão social, UF, regime tributário e atividade
Documentos fiscais eletrônicos que você envia (NF-e e NFS-e), com valores, itens, CFOP, NCM e as contrapartes que constam neles
Faturamento por competência, dados do extrato do PGDAS-D e total de folha (valor agregado do mês, nunca dado de empregado identificado)
Lançamentos manuais e as decisões de crédito que o operador registra

Dados de quem usa o sistema

Nome e e-mail dos usuários do escritório
Registro de acesso e trilha de auditoria das alterações

Atenção ao que vem dentro da nota. Documentos fiscais trazem CPF, CNPJ e nome de terceiros — fornecedores, tomadores, transportadores. São dados pessoais, e o sistema os trata porque a apuração depende deles. A base legal desse tratamento é sua, como controlador, e normalmente decorre do cumprimento de obrigação legal e regulatória (art. 7º, II da LGPD) e do exercício regular de direitos.

O que o sistema não pede e não quer

Dado pessoal sensível (art. 5º, II da LGPD)
Folha de pagamento individualizada por empregado
Senha, certificado digital ou credencial de acesso a órgão público
Acesso à nuvem de arquivos do escritório

3. Por quanto tempo

Enquanto o contrato estiver vigente, e você comanda a exclusão a qualquer momento — por empresa ou por competência, dentro do próprio sistema.

Encerrado o contrato:

Você tem 30 dias corridos para exportar o que quiser guardar. Nesse período o acesso continua, apenas para leitura e exportação.
Passados os 30 dias, apagamos os dados do seu escritório dos bancos ativos em até 15 dias.
As cópias de segurança expiram no ciclo próprio de retenção, em até 30 dias adicionais. Enquanto existirem, ficam criptografadas e ninguém as acessa para outra finalidade.

Sobrevive à exclusão apenas o que a lei obriga a manter: registros de acesso à aplicação, pelo prazo do art. 15 do Marco Civil da Internet, e documentos fiscais e contábeis da nossa própria relação comercial com você.

4. Quem mais toca nos dados

Para operar o sistema usamos subcontratados. A lista é esta, ela é completa, e avisamos você antes de incluir outro.

Quem	Para quê	Onde
Supabase / Amazon Web Services	Banco de dados e autenticação	Brasil (região São Paulo)
Vercel	Hospedagem da aplicação	Estados Unidos e rede global
Anthropic	Sugestão de natureza de crédito e lançamento escrito, somente se o recurso estiver ligado	Estados Unidos
PLATAFORMA DE PAGAMENTO	Cobrança da assinatura	Brasil

Transferência internacional

O banco de dados fica no Brasil. Hospedagem e o recurso de IA envolvem transferência internacional, amparada nas cláusulas contratuais e nas garantias do art. 33 da LGPD.

Sobre a IA, e vale ler: quando o recurso está ligado, o sistema envia ao provedor a descrição do item, o nome e o regime do fornecedor e o valor. Não envia a base inteira, não envia CPF e não envia o documento fiscal completo. O conteúdo enviado não é usado para treinar modelos.

Você pode desligar. Com a IA desligada o sistema apura normalmente e nenhum dado sai para o provedor. Também é possível cadastrar a chave da sua própria conta, e nesse caso a relação passa a ser diretamente entre o seu escritório e o provedor.

5. Segurança

As medidas abaixo não são promessa de marketing: estão implementadas e algumas têm teste automatizado que quebra a publicação se forem afrouxadas.

Isolamento por escritório na camada do banco. Cada consulta é filtrada por regra de linha do PostgreSQL, não por filtro de tela. Um escritório não alcança o dado de outro nem com requisição manipulada.
Integridade garantida por chave estrangeira composta. Gravar uma operação sob escritório diferente do da empresa é impossível, não apenas desaconselhado.
Criptografia em trânsito (TLS) e em repouso.
Trilha de auditoria de quem alterou o quê e quando, e competência revisada que recusa escrita até ser reaberta com motivo.
Segredos (chaves de API) guardados fora do alcance da aplicação: só o servidor os lê, e eles nunca chegam ao navegador.
Cópias de segurança diárias.

6. Incidente de segurança

Se ocorrer incidente que possa acarretar risco ou dano relevante aos titulares, comunicamos você em até 48 horas a partir do momento em que tomarmos conhecimento, com o que se sabe até ali: o que aconteceu, quais dados foram atingidos, o que já foi feito e o que recomendamos.

A comunicação à ANPD e aos titulares cabe a você, como controlador (art. 48 da LGPD). Nós fornecemos todas as informações necessárias para que você a faça, sem cobrar por isso.

7. Direitos dos titulares

O titular exerce os direitos do art. 18 da LGPD perante você, que é o controlador. Se um pedido chegar direto a nós, encaminhamos a você em até 5 dias úteis e não respondemos por conta própria.

Quando você precisar atender a um pedido, nós ajudamos: acesso, correção, portabilidade em formato legível por máquina e eliminação. Sem custo adicional e em até 10 dias úteis.

8. Auditoria

Uma vez por ano, mediante aviso de 30 dias, você pode solicitar comprovação das medidas de segurança descritas aqui. Respondemos por escrito, com evidência documental.

9. Encarregado

Encarregado pelo tratamento de dados (art. 41 da LGPD): NOME DO ENCARREGADO, privacidade@simuladorreforma.com.br.

10. Vigência

Estas cláusulas integram os Termos de uso e valem enquanto durar o contrato, mais o período de retenção descrito no item 3. Mudanças materiais são avisadas com 30 dias de antecedência, e você pode encerrar o contrato sem ônus se não concordar.